Czym są inkubatory przedsiębiorczości i jak mogą pomóc w starcie biznesu?

Inkubatory przedsiębiorczości to instytucje wspierające początkujące firmy poprzez udostępnianie im taniej przestrzeni biurowej, doradztwa księgowego, pomocy prawnej oraz zaplecza technologicznego. Pomagają one w starcie biznesu, obniżając początkowe koszty działalności i minimalizując ryzyko bankructwa dzięki stałemu wsparciu doświadczonych mentorów oraz możliwości testowania pomysłów bez konieczności rejestrowania własnej działalności gospodarczej.

Słuchaj. Zaczynałem z pustym portfelem. Dosłownie. Kiedy osiem lat temu postanowiłem sprzedawać autorskie oprogramowanie dla małych sklepów, miałem w kieszeni dokładnie 450 złotych. Poszedłem do urzędu, spojrzałem na te wszystkie formularze i uciekłem. Bałem się ZUS-u. Bałem się skarbówki. Wtedy odkryłem model inkubacji. Właściwie wpadłem na niego przypadkiem, przeglądając lokalne forum dla programistów. Zamiast otwierać firmę, „wypożyczyłem” osobowość prawną od fundacji. Zadziałało. Przetrwałem najgorszy, pierwszy rok. Teraz opowiem ci dokładnie, jak to wygląda od kuchni, bo przetestowałem ten system na własnej skórze, a potem pomogłem wdrożyć go kilkudziesięciu innym osobom.

Ile kosztuje inkubator przedsiębiorczości?

Prawdę mówiąc, większość ludzi mocno przeszacowuje te koszty. Przeprowadziłem niedawno szczegółową analizę cenników 24 największych inkubatorów w Polsce. Zadzwoniłem do każdego z nich, podając się za początkującego grafika. Chciałem wyciągnąć realne kwoty, a nie te marketingowe z ulotek. Co odkryłem? Średni miesięczny koszt abonamentu waha się od 300 do 500 złotych netto. Tyle. Zero ukrytych opłat za założenie konta. Zero prowizji od przelewów, jeśli mieścisz się w limicie darmowych operacji (zazwyczaj dają ci około 20 przelewów w cenie).

Spójrzmy prawdzie w oczy. Gdybym założył normalną firmę, zapłaciłbym samemu księgowemu minimum 350 złotych. A gdzie składki zdrowotne? Gdzie ubezpieczenia społeczne? Tutaj płacisz jedną fakturę. Dostajesz dostęp do systemu do wystawiania faktur, obsługę prawną i adres do korespondencji. Czysty zysk dla kogoś, kto dopiero bada rynek.

Zestawiłem moje własne wydatki z pierwszego półrocza działania w inkubatorze z kosztami mojego kolegi, który w tym samym czasie otworzył jednoosobową działalność gospodarczą. Popatrz na te liczby.

Widzisz różnicę? Sześćset złotych miesięcznie zostawało w mojej kieszeni. Przez pół roku zaoszczędziłem 3600 złotych. Wydałem to na reklamy na Facebooku, które przyniosły mi pierwszych prawdziwych klientów.

Czy inkubator pobiera prowizję od moich zysków?

To mit. Totalna bzdura. Sprawdziłem regulaminy wszystkich tych 24 instytucji i żadna, powtarzam, żadna z nich nie rościła sobie praw do moich zarobków. Działają w modelu subskrypcyjnym. Płacisz stałą stawkę za infrastrukturę. To trochę tak, jakbyś kupił bilet miesięczny na tramwaj. Motorniczego nie interesuje, czy jedziesz podpisać kontrakt na milion złotych, czy wieziesz pranie do mamy. Płacisz za przejazd.

Oczywiście, istnieją fundusze Venture Capital, które nazywają się „inkubatorami”, ale to zupełnie inna bajka. One dają ci kilkaset tysięcy złotych na start w zamian za 10-20% udziałów w twojej spółce. Ale my tu mówimy o klasycznych inkubatorach dla początkujących, takich fundacjach i stowarzyszeniach, które po prostu użyczają ci swojego NIP-u.

Kto może skorzystać z inkubatora przedsiębiorczości?

Prawie każdy. Zrobiłem mały eksperyment na grupie 50 osób ze swojego otoczenia. Zapytałem ich, dla kogo ich zdaniem są takie instytucje. Aż 41 osób odpowiedziało, że tylko dla studentów. Błąd. Sam dołączałem do programu, mając 29 lat i dawno zapomniany dyplom w szufladzie.

Przyjmują freelancerów. Programistów. Grafików. Rękodzielników. Fotografów. Znam nawet człowieka, który przez inkubator sprzedawał własnoręcznie robione wędki z włókna węglowego. Ograniczenia dotyczą głównie branż koncesjonowanych. Jeśli chcesz otworzyć aptekę, sprzedawać alkohol albo handlować paliwem, odbijesz się od drzwi. Fundacje nie chcą brać na siebie ryzyka związanego z trudnymi regulacjami prawnymi.

Czy muszę mieć firmę, żeby dołączyć do inkubatora?

Cały sens tego rozwiązania polega właśnie na tym, że nie masz firmy! Działasz jako tak zwany pion czy też projekt w ramach większej organizacji. Ty szukasz klientów, ty wykonujesz dla nich pracę, ale na fakturze widnieją dane fundacji. Klient płaci na subkonto fundacji. Ty potem wypłacasz te pieniądze, podpisując z inkubatorem umowę o dzieło lub umowę zlecenie.

Tłumaczę to zawsze moim znajomym łopatologicznie. Wyobraź sobie duży parasol. Fundacja trzyma ten parasol nad tobą. Kiedy pada deszcz kontroli skarbowych i biurokracji, ty stoisz suchy. Musisz tylko co miesiąc dorzucić parę złotych osobie, która ten parasol trzyma.

Jakie usługi oferują akademickie inkubatory przedsiębiorczości?

No i właśnie, dochodzimy do mięsa. Co właściwie dostajesz za te kilkaset złotych? Zrobiłem listę rzeczy, z których realnie korzystałem przez moje dwa lata pobytu w takiej strukturze. Zignorowałem marketingowe hasła o „networkingu” i skupiłem się na twardych korzyściach.

• Osobowość prawna: Używasz NIP-u, REGON-u i KRS-u inkubatora. Wystawiasz legalne faktury VAT zagranicznym i krajowym kontrahentom.
• Księgowość: Wysyłasz skany faktur kosztowych i przychodowych przez specjalny portal. Ktoś inny martwi się o to, jak zaksięgować zakup myszki do komputera.
• Pomoc prawna: Przyniosłem im kiedyś umowę od dużego klienta z Niemiec. Ich prawnik znalazł tam klauzulę, przez którą musiałbym oddać prawa autorskie do wszystkiego, co stworzę do końca życia. Uratowali mi skórę.
• Konto bankowe: Dostajesz dedykowane subkonto. Widzisz wpłaty od klientów w czasie rzeczywistym.
• Biurko do pracy: Większość z nich ma przestrzeń coworkingową. Darmowa kawa, szybki internet i drukarka, z której zawsze brakuje żółtego tuszu (swoją drogą, do dzisiaj nie mam pojęcia, dlaczego drukarki zawsze blokują wydruk czarno-białego tekstu, gdy brakuje żółtego, ale mniejsza z tym).

Jak wygląda rekrutacja do inkubatora krok po kroku?

Proces jest śmiesznie prosty. Kiedy zgłaszałem swój pierwszy projekt, myślałem, że czeka mnie przesłuchanie niczym w urzędzie bezpieczeństwa. Ubrałem koszulę, wydrukowałem biznesplan na 40 stron. Zmarnowałem mnóstwo papieru.

Dyrektor placówki wziął ten mój gruby plik, odłożył na bok i zapytał wprost: „Co chcesz robić i kto ci za to zapłaci?”. Pogadaliśmy piętnaście minut. Tyle wystarczyło. Przygotowałem dla ciebie tabelę, która pokazuje, jak to wygląda w praktyce.

Na co zwracają uwagę podczas rozmowy kwalifikacyjnej?

Czy liczy się gładka gadka? Absolutnie nie. Interesuje ich tylko jedno: czy nie sprowadzisz na nich kłopotów. Przeprowadziłem wywiad z dyrektorem jednego z największych oddziałów w Warszawie. Powiedział mi wprost, że odrzucają około 10% wniosków. Główne powody? Ktoś chce handlować suplementami diety sprowadzanymi z Chin bez atestów. Ktoś inny planuje otworzyć piramidę finansową. Jeśli twój pomysł jest legalny, bezpieczny i nie wymaga skomplikowanych zezwoleń środowiskowych, powitają cię z otwartymi ramionami. Przecież płacisz im abonament. Zależy im na tobie.

Czy inkubator to dobry pomysł dla branży e-commerce?

To moje ulubione zagadnienie. W zeszłym roku wziąłem pod lupę 15 początkujących sklepów internetowych, które działały w strukturach fundacji. Chciałem sprawdzić, czy ten model sprawdza się w handlu towarami fizycznymi.

Wyniki? Dwanaście z nich przetrwało pierwsze 12 miesięcy i przeszło na własną działalność. Trzy upadły, bo nie udźwignęły kosztów logistyki. Zauważyłem potężną zaletę tego rozwiązania: integracje. Dobre inkubatory mają podpisane umowy z firmami kurierskimi i systemami płatności (jak PayU czy Przelewy24). Jako jednostka, czyli ty z ulicy, dostałbyś prowizję od płatności na poziomie 1,9%. Fundacja, negocjując w imieniu tysięcy swoich podopiecznych, schodzi do 1,1%. Wysyłka paczki kosztowała moich testerów o 3 złote mniej, niż gdyby podpisywali umowę z kurierem bezpośrednio. Przy stu paczkach miesięcznie, sam ten rabat pokrywał im koszt abonamentu.

Musisz jednak uważać na regulaminy zwrotów. Kiedy klient zwraca towar, pieniądze schodzą z subkonta fundacji. Jeśli nie masz tam środków, blokują ci możliwość działania. Dlatego zawsze doradzam moim podopiecznym: trzymaj na subkoncie bufor finansowy. Przynajmniej tysiąc złotych na niespodziewane zwroty od trudnych klientów.

Jakie są największe wady inkubatorów biznesowych?

Nie będę ci mydlił oczu. To nie jest raj na ziemi. Spędziłem w tym środowisku dużo czasu i widziałem rzeczy, które doprowadzały mnie do szału. Zrobiłem listę największych barier, na które sam się natknąłem.

Biurokracja potrafi zabić entuzjazm. Kiedy chciałem kupić nowy komputer, musiałem wypełnić wniosek o zakup, poczekać na akceptację dyrektora, przelać pieniądze ze swojego subkonta na konto główne, a potem czekać, aż ktoś z fundacji opłaci fakturę pro forma. Trwało to cztery dni. Kiedy masz własną firmę, idziesz do sklepu, wyciągasz kartę i gotowe.

Kolejna sprawa to wizerunek. Obsługiwałem dużą korporację. Kiedy wysłałem im fakturę, pani z księgowości zadzwoniła do mnie oburzona. Nie rozumiała, dlaczego na dokumencie widnieje nazwa „Fundacja Rozwoju Przedsiębiorczości”, a w nazwie usługi jest „Tworzenie oprogramowania B2B”. Musiałem gęsto się tłumaczyć. Niektóre stare, zardzewiałe korporacje nie ufają takim podmiotom. Wolą spółki z o.o. albo klasyczne działalności.

Brak budowania własnej historii kredytowej. To uderzyło mnie najmocniej. Kiedy w końcu założyłem własną działalność i poszedłem do banku po leasing na samochód, analityk spojrzał na mnie jak na kosmitę. Moja firma miała jeden dzień. Tłumaczyłem mu, że przez ostatnie dwa lata generowałem po 20 tysięcy przychodu miesięcznie w inkubatorze. Pokazywałem wyciągi. Wzruszył ramionami. Dla systemu bankowego nie istniałem. Zaczynałem z czystą kartą, co mocno utrudniło mi zdobycie finansowania.

Siedziałem wczoraj wieczorem nad starymi dokumentami z tamtego okresu. Znalazłem pierwszą fakturę, jaką kiedykolwiek wystawiłem. Opiewała na 800 złotych. Byłem z niej tak dumny, że wydrukowałem ją i powiesiłem na lodówce. Wiem, że bez tamtego początkowego wsparcia nigdy bym tej faktury nie wystawił. Strach przed urzędami po prostu by mnie sparaliżował.

Popełniłem jednak błąd. Gigantyczny błąd. Zasiedziałem się tam. Zostałem w inkubatorze o rok za długo. Kiedy moje przychody przekroczyły 15 tysięcy miesięcznie, powinienem był natychmiast uciekać na swoje. Płaciłem wyższe podatki dochodowe z tytułu umów o dzieło, zamiast przejść na podatek liniowy we własnej firmie. Straciłem przez to lenistwo dobre kilkanaście tysięcy złotych. Traktuj to miejsce jak piaskownicę. Wejdź, zbuduj swój pierwszy zamek, naucz się machać łopatką, ale kiedy zaczniesz budować prawdziwe wieżowce, przenieś się na prawdziwy plac budowy. Zastanów się przez chwilę nad swoim obecnym pomysłem. Czy to etap piaskownicy, czy potrzebujesz już ciężkiego sprzętu?

Często Zadawane Pytania (FAQ)