Baselinker w e-commerce – czy warto i dlaczego?

Baselinker w e-commerce to inwestycja, która zwraca się bez mała w pierwszym miesiącu, bo drastycznie tnie koszty obsługi zamówień i eliminuje błędy ludzkie przy pakowaniu paczek. Warto go wdrożyć, żeby centralnie zarządzać sprzedażą z Allegro, Amazona i własnego sklepu w jednym panelu bez żmudnego przełączania zakładek w przeglądarce.

Prawda jest zresztą absolutnie taka, że bez tego narzędzia większość sprzedawców po prostu tonie w papierologii i ręcznym przepisywaniu danych. Zrzucamy na system całą czarną robotę operacyjną. Wystawianie faktur, generowanie etykiet kurierskich czy synchronizacja stanów magazynowych dzieją się w tle na serwerach. Więc my mamy czas na to, co faktycznie przynosi pieniądze w firmie. Na sprzedaż i szukanie nowych dostawców.

Jakie są realne koszty i dlaczego Baselinker w e-commerce w ogóle się opłaca?

Zawsze zaczynamy rozmowę od pieniędzy, bo to one decydują o być albo nie być każdego biznesu w sieci, a odpowiednie narzędzia to podstawa, gdy planujesz wyskalować biznes i osiągnąć szybki wzrost. Wielu początkujących sprzedawców patrzy na cennik oprogramowania i łapie się za głowę, widząc opłaty abonamentowe rosnące wraz z liczbą zamówień. To błąd w myśleniu. Koszt systemu to ułamek tego, co płacisz pracownikowi za ręczne wklepywanie adresów do systemu InPostu czy DPD. Zrobiliśmy na wdrożeniu u klienta z branży zoologicznej w zeszłym roku potężną restrukturyzację procesów. Gość zatrudniał cztery osoby tylko do obsługi maili i przekazywania numerów listów przewozowych do kupujących. Wdrożyliśmy Baselinkera, podpięliśmy najzwyklejsze skanery kodów kreskowych za kilkadziesiąt złotych sztuka. W poniedziałek system ruszył w pełni zintegrowany z ich sklepem na silniku PrestaShop. Potem zawiesiła się synchronizacja z hurtownią przez błąd po stronie ich starego serwera zewnętrznego, więc wprowadzono poprawkę techniczną we wtorek przed poranną zmianą. Efekt końcowy był brutalny dla starych przyzwyczajeń. Dwie osoby z magazynu przeszły natychmiast do działu zwrotów i obsługi reklamacji, bo etykiety drukowały się same po opłaceniu zamówienia przez bramkę PayU.

Abonament zaczyna się od bardzo niskich kwot dla małych podmiotów, ale rośnie w zależności od liczby przetworzonych zamówień i aktywnych ofert. Wydaje się to uczciwym podejściem do wyceny usług SaaS. Mimo to trzeba uważać na ukryte limity API u partnerów zewnętrznych. Jeżeli masz kilkaset tysięcy ofert na Allegro i chcesz je synchronizować co pięć minut, zapłacisz więcej za transfer danych. Zwrot z inwestycji jest jednak widoczny gołym okiem. Zamiast liczyć koszty wdrożenia, policz roboczogodziny zmarnowane na kopiowanie danych klienta.

Oto jak drastycznie różni się praca przed i po wdrożeniu automatyzacji w typowym sklepie:

Czy mały sklep internetowy potrzebuje tak dużego integratora?

To jest bez mała najgorsza opcja z wszystkich możliwych dróg decyzyjnych w firmie. Czekanie z automatyzacją do momentu, aż sklep urośnie i zacznie generować potężne zyski. Wtedy wdrożenie boli najmocniej. Wymaga zatrzymania pracy, przeszkolenia załogi i zmiany nawyków, które zdążyły już zabetonować się w kulturze firmy. Mały sklep korzysta z tego narzędzia dokładnie w tym samym celu co gigant z branży odzieżowej. By oszczędzać czas. Mając dziesięć zamówień dziennie, robienie wszystkiego ręcznie zajmuje godzinę. Tę godzinę właściciel małego biznesu powinien spędzić na optymalizacji kampanii Google Ads, planowaniu tego jak promować swój biznes w internecie, albo dzwonieniu do dostawców w poszukiwaniu lepszych marż.

Zaczynasz od najprostszego schematu. Podpinasz jedno konto na marketplace, jeden sklep na platformie Shoper lub WooCommerce i jedną umowę z InPostem. Tyle. Nie musisz odpalać skomplikowanych modułów magazynowych ani asystenta pakowania pierwszego dnia. Konfigurujesz tylko pobieranie zamówień w jedno miejsce. Zmieniliśmy te zasady na robocie u wielu klientów, uświadamiając im, że system rośnie razem z nimi. Kiedy dodasz drugi rynek zbytu, na przykład Amazon w Niemczech, nie uczysz się nowego panelu. Zarządzasz nim dokładnie z tego samego okna, z którego wysyłasz paczki krajowe.

Co dokładnie daje integracja Allegro, Amazon i sklepu na jednej platformie?

Wielokanałowość sprzedaży to standard, ale zarządzanie nią z palca to koszmar. Wyobraź sobie sytuację, w której masz na stanie dokładnie jedną sztukę drogiego laptopa. Wystawiasz go na swoim sklepie, wrzucasz na Allegro, a żeby zwiększyć szansę na pozbycie się leżaka magazynowego, publikujesz ofertę na Erli i eMAG. Ktoś kupuje sprzęt na Allegro w niedzielę o drugiej w nocy. Co się dzieje rano?

Jeżeli nie masz centralnego zarządzania magazynem, modlisz się, żeby nikt inny nie kupił tego samego laptopa na Amazonie, zanim w poniedziałek rano pracownik nie usunie ręcznie pozostałych ofert, co dobitnie pokazuje, jak ważne jest nowoczesne zarządzanie łańcuchem dostaw. BaseLinker w e-commerce załatwia ten problem przez dwukierunkową synchronizację stanów. Kiedy wpada zamówienie z jakiegokolwiek źródła, system w ciągu kilku minut wysyła żądanie do API wszystkich pozostałych platform i zdejmuje tam stan do zera. Oferty są zamykane. Nie ma ryzyka sprzedaży pustego powietrza i tłumaczenia się przed zdenerwowanym klientem.

Ale to nie tylko stany magazynowe. Chodzi o masowe operacje na ofertach. Z poziomu jednego panelu możesz zmienić cennik dostaw dla pięciu tysięcy aukcji naraz. Możesz hurtowo podnieść ceny o siedem procent przed sezonem świątecznym, co znacznie ułatwia realizację założeń, jakie narzuca Twoja polityka cenowa. Wypychanie nowych produktów na rynki zagraniczne staje się mechaniczne. Tworzysz produkt w głównym katalogu, przypisujesz mu parametry, a następnie mapujesz kategorie i puszczasz na Kaufland.de czy czeskie Allegro. Automatyczne tłumaczenia ułatwiają wejście na rynki cross-border bez konieczności zatrudniania native speakerów do prostych opisów technicznych wtyczek czy kabli.

Jak działa automatyzacja procesów magazynowych w praktyce?

Asystent Pakowania to moduł, który brutalnie weryfikuje kompetencje pracowników na magazynie. Daje im do ręki skaner i eliminuje konieczność myślenia o tym, co mają wrzucić do kartonu. Pakowacz nie czyta już listy z kartki A4. Podchodzi do stanowiska, skanuje kod EAN z produktu, a system na monitorze weryfikuje, czy to właściwy towar do konkretnego zamówienia. Jeżeli skanuje zły kod, ekran świeci się na czerwono i blokuje wydruk etykiety. W ten sposób pomyłki w wysyłkach spadają do zera. Znamy firmy, w których koszty obsługi zwrotów z powodu złego spakowania zjadały dziesięć procent zysku netto w każdym kwartale.

Moduł Pick&Pack z kolei pozwala na zbieranie wielu zamówień naraz. Pracownik idzie między regałami z wózkiem i system wytycza mu optymalną ścieżkę. Nie biega z jednego końca hali na drugi. Zbiera pięćdziesiąt produktów do różnych koszyków podczas jednego obchodu. Chociaż prawdę mówiąc brakuje nam twardych danych za wczoraj, więc wydaje się to tylko jedną z możliwych hipotez na najbliższy kwartał przed sezonem, że małe magazyny w ogóle zrezygnują z papierowych list zbiórki na rzecz aplikacji mobilnych na telefony.

• Pierwszy wariant to ścisła kontrola weryfikacji. Pracownik musi zeskanować absolutnie każdy kod kreskowy każdego pojedynczego przedmiotu. Jest to wolniejsze, ale daje żelazną gwarancję poprawności, szczególnie w branżach takich jak farmacja czy elektronika, gdzie błąd kosztuje setki złotych.
• Drugi scenariusz opiera się na tak zwanym pakowaniu zaufanym. Magazynier tylko klika przycisk na ekranie dotykowym potwierdzając kompletność, co niesamowicie przyspiesza proces w taniej branży FMCG, gdzie ewentualna pomyłka przy wysyłce gąbki do naczyń jest tańsza niż czas stracony na jej skanowanie.

Gdzie system najczęściej sprawia problemy podczas wdrożenia?

Nie będziemy udawać, że oprogramowanie nie ma wad. Wdrożenia potrafią trwać tygodniami, jeśli właściciel biznesu nie odrobił pracy domowej z kategoryzacji własnego towaru. Największym błędem jest rzucanie się z motyką na słońce i próba zautomatyzowania stu procent procesów pierwszego dnia. To nie zadziała. Klienci dzwonią do nas i krzyczą, że system zduplikował im oferty na Allegro. Dlaczego to zrobił? Bo w sklepie internetowym produkt miał kod SKU „ABC-1”, a na aukcji ten sam produkt figurował pod starym kodem „abc-1-promo”. Maszyna jest głupia. Maszyna czyta ciągi znaków. Jeśli się nie zgadzają, traktuje je jako dwa odrębne byty fizyczne.

Nienawidzę mapowania starych baz danych. To najgorszy etap każdej integracji. Zmieniliśmy te zasady na robocie, żeby od razu zmuszać klientów do czyszczenia kodów EAN przed jakimkolwiek importem do centralnego katalogu. Jeżeli twój asortyment to bałagan z brakującymi parametrami, BaseLinker tego nie naprawi. On tylko ten bałagan wyciągnie na wierzch i pokaże w ładnej tabelce. Czasami zawodzi też samo API zewnętrznych serwisów. Zdarzają się dni, w których Allegro przetwarza statusy zamówień z kilkuminutowym opóźnieniem. Automatyzacje wtedy czekają w kolejce. Sprzedawca widzi zamówienie jako nieopłacone, chociaż pieniądze dawno zeszły z konta kupującego. Trzeba mieć świadomość, że oparcie całego biznesu o jedno narzędzie uzależnia nas od stabilności jego serwerów.

Dlaczego połączenie z programem księgowym potrafi zepsuć nerwy?

Księgowość to specyficzna bestia. Wpięcie Baselinkera w zewnętrzny system ERP taki jak Comarch Optima czy Subiekt GT wymaga solidnego analityka. Większość problemów rodzi się przy mapowaniu stawek VAT. Sprzedajesz na rynki zagraniczne? Wchodzisz w procedurę VAT OSS. Twój system księgowy musi wiedzieć, że zamówienie wysłane do Niemiec ma zostać opodatkowane niemiecką stawką 19%, a nie polską 23%. Jeżeli źle ustawisz reguły w akcjach automatycznych, wystawisz setki błędnych dokumentów w kilka godzin.

Kolejny punkt zapalny to paragony. Wiele firm wciąż drukuje fizyczne paragony na drukarkach fiskalnych, co całkowicie psuje ideę automatyzacji w chmurze. Zamiast przejść na e-paragony i wysyłać je mailem za pomocą prostego skryptu, pracownicy magazynu muszą fizycznie podchodzić do komputera, klikać drukuj, brać paragon z kasy i wrzucać go do paczki przed jej zaklejeniem. To marnowanie czasu. Jeżeli wdrażasz taki system, przejdź całkowicie na dokumenty elektroniczne. Fakturownia, wFirma czy InFakt przyjmują żądania przez API bez zająknięcia i same dystrybuują PDF-y do klientów końcowych.

Czy automatyzacja wysyłek z kurierami faktycznie oszczędza czas?

Tak. I to jest główny powód, dla którego ta platforma zdobyła dominację na polskim rynku. Zapomnij o ręcznym wklepywaniu wymiarów paczki. Zapomnij o logowaniu się do WebTruckera czy innych archaicznych portali firm kurierskich.

Konfigurujesz to raz. Zakładasz, że każde zamówienie z Allegro Smart ze sposobem dostawy „Paczkomat” waży domyślnie 2 kilogramy i ma gabaryt B. Definiujesz akcję automatyczną: Kiedy zamówienie zostanie opłacone, a klient wybrał Paczkomat, natychmiast utwórz przesyłkę w InPost, pobierz etykietę w formacie ZPL i wyślij ją bezpośrednio na drukarkę termiczną na magazynie. Pracownik nawet nie dotyka myszki. Słyszy tylko dźwięk odrywanej naklejki. Paczka dostaje status wysłanej. Klient dostaje maila z linkiem do śledzenia i unikalnym numerem. Koniec pracy. Zastosowanie takich reguł pozwala jednemu człowiekowi spakować i nadać bez mała prawie osiemdziesiąt procent więcej paczek podczas jednej ośmiogodzinnej zmiany w porównaniu do ręcznego przetwarzania listów.

Obsługa zwrotów też przestaje być problemem. Kiedyś trzeba było szukać paczki w systemie po nazwisku. Teraz pracownik skanuje stary numer listu przewozowego ze zwróconego kartonu, a system automatycznie otwiera kartę zamówienia w panelu. Jednym kliknięciem zgłasza zwrot prowizji do Allegro i wystawia korektę faktury. To zajmuje dziesięć sekund.

Jak wypada Baselinker na tle konkurencji z rynku?

Nie brakuje firm próbujących uszczknąć kawałek tego tortu. Mamy na rynku rozwiązania takie jak xSale, Linnworks czy Plentymarkets. Każde z nich ma swoje mocne strony. Systemy klasy Enterprise często lepiej radzą sobie z wybitnie zaawansowaną produkcją i skomplikowanymi procesami hurtowymi B2B. Aplikacje zachodnie mają świetną integrację z rynkami amerykańskimi.

Ale polski rynek e-commerce ma swoją specyfikę. Jest całkowicie zdominowany przez InPost i Allegro. Nikt inny nie oferuje tak głębokiej, natywnej i bezawaryjnej integracji z tymi dwoma podmiotami. Konkurencja często traktuje polskie wtyczki po macoszemu, opierając się na zewnętrznych deweloperach. Tutaj masz to w rdzeniu systemu. Dodatkowo ekosystem dodatków i społeczność to ogromny atut. Jeśli masz problem z niestandardowym kurierem lokalnym, prawdopodobnie ktoś na grupie na Facebooku już napisał do tego skrypt lub integrację przez otwarte API.

Prawda uderza też z poziomu kosztów. Wdrożenie potężnego systemu ERP z modułami WMS to wydatek rzędu kilkudziesięciu lub kilkuset tysięcy złotych na start. Abonament Baselinkera pozwala na testowanie w boju za ułamek tej ceny. Odpal darmowy okres próbny na czternaście dni. Podepnij chociaż jedno konto sprzedażowe. Zobacz sam, ile czasu marnujesz codziennie na ręczne klikanie w statusy zamówień, zamiast zająć się budowaniem przewagi nad konkurencją, która wciąż przepisuje adresy z maili do Excela.

Często zadawane pytania (FAQ)

• Czy BaseLinker wymaga instalacji na komputerze?
  Nie. To oprogramowanie w modelu chmurowym (SaaS). Logujesz się do niego przez zwykłą przeglądarkę internetową, co pozwala na zarządzanie firmą z dowolnego miejsca na świecie bez instalowania lokalnych baz danych.
• Jak szybko aktualizują się stany magazynowe między platformami?
  Większość synchronizacji odbywa się w czasie zbliżonym do rzeczywistego. Standardowe interwały dla wymiany danych o stanach wynoszą od kilku do maksymalnie kilkunastu minut w zależności od obciążenia API poszczególnych marketplace’ów.
• Czy można podłączyć kilka sklepów internetowych do jednego konta?
  Tak. Możesz podpiąć dowolną liczbę sklepów, na przykład na Shoperze, PrestaShop czy Magento. Wszystkie zamówienia wpadną do jednej, centralnej listy w panelu, co drastycznie ułatwia pracę obsługi klienta.
• Co się stanie, gdy przekroczę limit zamówień w swoim abonamencie?
  System absolutnie nie zablokuje Twojego konta ani nie wstrzyma pobierania zamówień. Po prostu do miesięcznej faktury zostanie doliczona drobna opłata za każde pojedyncze zamówienie zrealizowane ponad określony w pakiecie próg.
• Czy integracja z hurtowniami w modelu dropshipping jest możliwa?
  Jak najbardziej. Możesz podpiąć pliki XML lub CSV od dostawców. System będzie automatycznie aktualizował ceny i stany na podstawie danych z hurtowni, a także przekazywał im informacje o nowych zamówieniach do wysyłki.
• Czy pracownicy magazynu muszą znać cały system?
  Nie. Tworzysz dla nich dedykowane profile z obciętymi uprawnieniami. Pakowacz na magazynie widzi tylko moduł Asystenta Pakowania i listę produktów do zebrania. Nie ma dostępu do statystyk finansowych, marż ani konfiguracji kont.

Bibliografia

1. BaseLinker – https://baselinker.com
2. Allegro – https://allegro.pl
3. InPost – https://inpost.pl
4. Izba Gospodarki Elektronicznej – https://eizba.pl
5. Fakturownia – https://fakturownia.pl
6. Shoper – https://shoper.pl